将人工智能融入你的内容策略与治理

多年来，内容策略都存在于一份文档中——可能是打印版，偶尔更新，与日常内容工作流程的联系也很松散。但随着各组织适应人工智能成为强大（且日益普遍）的内容创作工具的世界，我们需要重新思考你的数字内容策略应该是什么样的，以及它如何与我们实际使用的系统相连接。

仅仅说“不要使用人工智能”，或者依赖不成文的规范已经不够了。现实情况是，你的团队已经在使用人工智能工具了——可能使用方式不一致，有时还存在风险。这就是为什么现在是时候将人工智能融入你的内容治理，为你的团队配备合适的工具和培训，并构建一个共享框架，使人工智能的使用更具战略性和可扩展性。

术语说明：GPT 与人工智能工具

在本指南中，我们使用：

人工智能工具 泛指内容工作流程中使用的任何人工智能。这包括像 ChatGPT、Claude 和 Gemini（均用于文本生成）这样的工具，以及非 GPT 工具，例如：

Grammarly（用于语法、语气和清晰度辅助）

DeepL（用于高质量多语言翻译）

Canva 的 Magic Write 或 Adobe Firefly（用于生成视觉或设计内容）

你的内容管理系统（CMS）、编辑工具或设计平台中的人工智能功能

GPT 专门指基于 OpenAI 的生成式预训练变换器模型构建的工具，例如 ChatGPT 以及你可以用品牌语气、编辑规则和发布结构进行训练的自定义 GPT。

虽然基于 GPT 的工具功能强大且灵活，但许多人工智能治理原则——如隐私合规、编辑审核、品牌一致性和人工监督——适用于所有人工智能工具，无论它们是否依赖 GPT。

为什么人工智能需要成为你内容策略的一部分

人工智能不会消失。它已经在帮助团队：

突破内容创作的障碍

更快地生成结构化草稿

优化内容以适应网络、搜索引擎优化（SEO）和可访问性

减少重复和格式问题

但在没有约束的情况下依赖像 ChatGPT 这样的公共工具，或者完全依赖第三方平台，会带来风险。你可能会发现你的团队突然受制于不断上涨的订阅价格或使用限制。更重要的是，这可能导致品牌语气和风格不一致，并增加发布未经审核的错误内容的风险。

将人工智能融入你的治理框架

治理能确保你的内容质量与你的价值观保持一致：它是一套政策、模板和结构，能让你的团队高效且负责地进行创作。在人工智能出现之前，当自由撰稿人或大量分散的内容编辑人员可能为你的网站起草内容时，治理就很重要。但人工智能的使用凸显了清晰治理的重要性，以及为什么你不能仅仅假设组织的品牌语气和内容指南会得到遵守。现在是时候将治理融入你对人工智能的使用了。一种方法是创建反映你标准并简化日常任务的工具，比如自定义 GPT。

使用自定义 GPT

可以将自定义 GPT 视为一个虚拟内容助手，它预先接受了你（以及任何有权访问它的人）为组织创建特定类型内容所需的所有信息的训练。

向它输入你的品牌语气、编辑风格指南、可访问性原则以及特定于内容管理系统的结构。

嵌入默认提示、格式模板和写作限制，这样输出的内容不仅质量高，而且能立即用于你的发布流程。

让它成为你团队的首选工具，它不仅是一个工具，更成为你治理框架的延伸。

随着使用不断更新它，以提高输出内容的质量和一致性。

添加关于内容结构的说明，而不仅仅是主题和语气。如果内容编辑人员需要帮助将现有内容调整为新的特定于网站的格式，这尤其有用。

示例：多语言内容生成
可以用你组织在多种语言中的语气和术语对自定义 GPT 进行训练，使其能够生成与你的品牌一致且只需最少编辑的初稿翻译。这与 Evolving Web 的人工智能辅助翻译模块等工具相辅相成，该模块可直接在你的内容管理系统中简化多语言工作流程。

使用自定义 GPT 的替代方案

如果你由于成本、缺乏治理框架、安全担忧或技术能力有限而还没有准备好构建或托管自定义 GPT，你仍然可以通过以下方法在特定情境下训练 GPT 并保持一致性：

1. 使用“起始提示”模板

每次使用时都以一个基础提示开始，该提示概述你的品牌语气、受众和规则。

“你是一所大学网站的内容编辑。以包容、清晰和专业的语气为学生和家长写作。避免使用行话。优先考虑可访问性和清晰度。使用 H2 作为段落标题。”
在每次会话或文档中保存并重复使用此提示。

2. 上传风格指南和示例内容

如果你的工具支持文件上传（例如，支持浏览功能的 ChatGPT Plus），上传：

你的风格指南

你网站的示例页面

常见的内容模板

然后给出指令：
“使用上传的品牌指南和内容结构重写这篇新闻文章的段落。”

构建共享提示库

创建一个中央资源，如共享文档、电子表格或 Notion 页面，随着人工智能工具成为日常内容工作流程的一部分，你的团队可以依赖它。

这个提示库应包括：

针对高优先级内容类型的批准提示

示例输出，包括润色版本和人工智能初稿

展示优化过程的“前后”重写示例

支持多种工具：GPT、Claude、Gemini 或其他大语言模型

为了让提示库更有用：

按内容类型进行组织，从你的团队最常创建的内容开始。

包括按语气或渠道的变体（例如，网页文案与社交媒体文案）

确保提示符合机构标准，包括：

你的品牌语气和编辑风格

可访问性最佳实践

特定于内容管理系统的格式和结构

提示模板示例：
“为大学网站撰写一篇简洁、引人入胜的教师简介。使用适合潜在学生和同事的清晰、专业的语气。保持在 150 字以内，并包括教授的头衔、所在部门和研究兴趣。”
无论提示库是托管在协作文档中还是嵌入到自定义 GPT 中，它都可以作为一个实用工具，在你机构的网络内容中实现一致性、可访问性和质量的规模化。

与你的内容管理系统连接

人工智能治理中最关键的步骤之一是将你的工具与内容的实际发布方式相连接。

让你的人工智能工具（例如自定义 GPT）了解你的内容管理系统字段：内容类型、字符限制、元数据、分类法。

构建能够生成与你的内容管理系统清晰对应的结构化输出的提示（例如，标题、正文文案、行动呼吁、替代文本）。

确保编辑人员可以进行最少的重新格式化就能复制/粘贴内容，或者更好的是，通过引导字段将你的 GPT 直接集成到内容管理系统中。

人工智能不应仅仅是撰写“内容”，它还应帮助你格式化和定位内容，使其符合你的治理标准和架构。

培训每个人使用人工智能

不要将人工智能视为只有少数人可以使用的独立工具。它应该成为你团队共享工具包的一部分。
在你的编辑入职培训、风格指南和治理培训中纳入人工智能指导。帮助你的团队理解：

何时使用人工智能（例如，头脑风暴、重写和格式化）。

何时人工输入至关重要（例如，细微差别、判断力、原创性）。

如何与人工智能共同写作，而不仅仅是向它发出提示。

记录并改进你的人工智能实践

你的人工智能策略不应只是一份包含初始指南的一次性文档。你的提示策略和工作流程应被视为动态系统。

通过征求意见和迭代使你的策略切实可行：

设置一个共享文档或仪表板，让团队可以记录提示、输出和快速评论。

记录人工智能是否把握好了语气、是否结构有误或是否产生了幻觉内容。

鼓励进行实验，记录哪些有效，哪些无效

测试多种工具，避免依赖单一平台

维护备份和版本控制，特别是对于面向公众的内容

这份持续的记录将揭示模式、突出常见挑战，并为你的人工智能指导和培训提供更明智的更新建议。定期审查这些反馈，以完善你的内容策略、提高输出质量，并根据组织的需求改进你的人工智能实践。

避免使用敏感和专有数据

当你的团队开始更深入地使用人工智能工具时，重要的是要设置防护措施，特别是在数据隐私和专有内容方面。在使用人工智能工具时，尤其是公共或第三方平台，关键是要考虑你输入系统的内容。虽然可能很想输入大量草稿内容、策略文档或客户信息以“获得更好的结果”，但在没有明确界限的情况下这样做会带来严重风险。公共人工智能工具默认情况下并非私密的，除非你使用的是具有严格隐私条款的企业版，否则你的输入内容可能会被存储或用于训练未来的模型。这会使你的数据脱离你的控制，并可能导致敏感信息意外泄露、知识产权损失，以及根据各种隐私法律（包括美国的《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）、加利福尼亚州的《消费者隐私法案》（CCPA）、欧洲的《通用数据保护条例》（GDPR）、加拿大的《个人信息保护与电子文档法案》（PIPEDA）、安大略省的《信息自由和隐私保护法案》（FIPPA）以及魁北克省的第 25 号法律）承担重大法律责任。

为了保持合规并维护信任，请遵循以下最佳实践：

制定“隐私优先”的人工智能政策，明确哪些内容可以与人工智能工具共享，哪些不可以。

除非你的组织有经过审查且包含明确隐私条款的企业合同，否则不要将专有或敏感数据粘贴到公共人工智能工具中。

编辑或匿名化个人身份信息（PII）、财务细节、客户数据和内部项目参考信息

对你的团队进行负责任使用人工智能的教育，包括可接受和禁止的数据示例。

采用安全的企业级或内部人工智能解决方案，让你的组织完全控制数据访问、存储和可审计性。

考虑在公司内部众包你的人工智能策略

一旦制定了明确的隐私指南，下一步就是授权你的团队进行探索和贡献。构建可持续人工智能策略的最有效方法之一是从每天处理内容的人员那里众包想法和用例。在 Evolving Web，我们最近举办了一系列全公司范围的人工智能研讨会，鼓励每个人分享他们使用人工智能的方式，包括使用各种人工智能工具（如 DeepL、Claude 和 Formula Bot）的提示和输出。然后我们在工作小组中讨论哪些有效，哪些无效，并将结果反馈给整个团队。这让整个团队思考人工智能如何融入他们的工作，亲身体验工具，并相互分享见解。众包想法不仅能改进策略，还能培养一种主动和共同负责的文化。人们更有可能支持他们参与塑造的策略，并更有动力不断改进它。

最终审核必须由人工完成

人工智能可以是内容创作的一个有用起点，但它不能取代人类的洞察力、判断力或情感感知。为了保持质量并建立信任，人工参与不应是事后的想法，它需要从一开始就成为你工作流程的一部分。

即使是最先进的工具也可能：

在不真正理解上下文的情况下模仿你的语气

在事实错误的情况下听起来很自信

生成感觉千篇一律或不符合品牌形象的内容

这就是为什么仍然需要人工来决定发布的内容。为了避免这些陷阱并保护你的品牌语气：

明确分配编辑审核角色，负责审核事实、语气和结构

在每个步骤都进行人工编辑，从初稿到最终批准

依靠团队的实际经验和同理心，特别是对于敏感话题或情感复杂的内容

在公众信任至关重要的环境中，如高等教育、医疗保健和政府领域，人工智能永远不应是最终的决策者。有人曾经告诉我，人工智能就像一个非常积极但经验不足的实习生。这个比喻很贴切。你不会让实习生未经审核就发布内容，人工智能也是如此。

我们能提供的帮助

在 Evolving Web，我们帮助各组织制定面向未来的内容策略。随着人工智能成为团队创建和管理内容的更重要组成部分，我们帮助团队缩小意图与实施之间的差距。无论是设计一个集成人工智能的治理框架、培训你的编辑团队与人工智能工具共同写作，还是构建一个反映你的品牌语气、可访问性标准和内容管理系统要求的自定义 GPT，我们随时提供帮助。